Panduan untuk Dokter Mengenai Aplikasi Klinik Berbasis Web

Sebuah tantangan menanti dokter yang sudah cukup banyak mengalami ketidakefisienan yang menjengkelkan, hukuman finansial, dan praktik-praktik kuno terkait dengan pemeliharaan kantor medis berbasis kertas. Jadi keputusan dibuat untuk mendigitalkan praktik. Setiap antusiasme awal dengan cepat memudar begitu pencarian awal untuk aplikasi klinik berbasis web mengungkap ratusan produk dan vendor. Tidak butuh waktu lama sebelum 300 atau lebih screenshot sistem rekam medis elektronik dan grid fitur / manfaat mulai terlihat sangat mirip. Banyaknya vendor yang menempati pasar EMR (catatan medis elektronik) tidak dapat dikelola tanpa strategi penilaian / eliminasi produk dasar.

Untuk praktik dokter dengan waktu dan sumber daya terbatas, proses seleksi dapat tampak luar biasa. Untungnya, dokter dapat mulai mempersempit sistem potensial dengan menghilangkan produk yang tidak bersertifikat, serta yang dibangun di atas arsitektur teknologi terkini.

Hilangkan produk yang tidak disertifikasi oleh CCHIT® (Komisi Sertifikasi untuk Teknologi Informasi Kesehatan). Dengan membatasi penelitian hanya pada produk-produk EHR (catatan kesehatan elektronik) bersertifikat CCHIT, sejumlah besar sistem dengan cepat dihilangkan. Pada tulisan ini, 53 sistem EHR rawat jalan telah berhasil memenuhi standar 2007, sementara hanya 18 yang memenuhi kriteria 2008 yang lebih ketat. Menggunakan sertifikasi CCHIT sebagai tolok ukur awal adalah bijaksana karena berbagai alasan: CCHIT adalah organisasi sertifikasi IT Kesehatan yang terkemuka, dan secara publik didukung oleh American Academy of Family Physicians; American Academy of Pediatrics; American College of Cardiology; dan Asosiasi Medis Amerika, antara lain. Selain itu, penunjukan Bersertifikat CCHIT memastikan bahwa suatu produk telah memenuhi persyaratan dasar untuk fungsionalitas; interoperabilitas; dan keamanan dan privasi. Sertifikasi CCHIT 2008 menjamin penggunaan format standar oleh produk yang memungkinkan pertukaran informasi dengan sistem lain - yang dikenal sebagai interoperabilitas. Pertukaran informasi pasien di tingkat regional atau nasional adalah dasar dari sistem perawatan kesehatan yang lebih efisien dan lebih murah. Insentif pajak di masa depan dan penggantian Medicare mungkin terikat tidak hanya pada pemanfaatan rekam medis digital secara umum - tetapi secara khusus menguntungkan praktik-praktik dengan sistem EHR bersertifikat CCHIT.

Hilangkan produk yang tidak beroperasi pada database bersama untuk penagihan dan pembuatan grafik pasien. Paling tidak lima tahun yang lalu, praktik manajemen "penagihan" / penagihan dan sistem pembuatan grafik pasien adalah hal yang biasa. Saat ini, sistem "interfaced" secara teknologi lebih rendah daripada perangkat lunak medis yang telah dikembangkan dari bawah ke atas oleh satu vendor, pada platform tunggal, dan menggunakan database tunggal - digambarkan sebagai catatan dan praktik medis elektronik 'terintegrasi' atau 'terpadu' Sistem Menejemen. Sistem interfaced masih dijual hari ini, jadi ini adalah pasar "pembeli waspadalah". Dalam beberapa tahun terakhir, telah ada sejumlah merger dan akuisisi antara vendor yang memiliki pangsa pasar di satu sisi atau yang lain (penjadwalan dan penagihan atau charting / EMR) tetapi menginginkan solusi komprehensif untuk menawarkan dokter. Akibatnya, ada produk yang saat ini dipasarkan sebagai "suite," tetapi dikembangkan oleh vendor yang berbeda pada platform yang berbeda, diikat bersama menggunakan aplikasi terpisah. Meskipun umumnya transparan untuk praktik, mungkin ada pertanyaan tentang integritas data; keselamatan pasien (misalnya, catatan praktik manajemen / penagihan pasien tidak cocok dengan catatan klinis dan hasil lab diabaikan dalam kekacauan); dan bahkan pemeliharaan jangka panjang vendor terhadap sistem. Sayangnya, mengungkap jika suatu sistem terintegrasi atau dihubungkan tidak selalu mudah dan mungkin mengharuskan pembeli untuk melakukan beberapa pekerjaan detektif. Langkah pertama adalah mengajukan pertanyaan vendor tentang sejarah produk - perusahaan mana yang mengembangkannya, apakah ia menggunakan basis data umum, dan apakah ada satu login untuk penagihan dan pembuatan bagan? Beberapa sistem yang terhubung mengharuskan pengguna untuk masuk secara terpisah untuk mengakses manajemen praktik / penagihan dan bagian klinis dari perangkat lunak. Setelah penghapusan produk yang tidak bersertifikat dengan teknologi terkini, kumpulan produk yang sesuai mulai menyusut dan kebutuhan spesifik praktik tersebut harus ditentukan dan dipertimbangkan.

Tetapkan Anggaran. Sistem perangkat lunak medis sangat bervariasi dalam hal biaya. Dengan menetapkan anggaran yang fleksibel di awal proses, praktik dapat menghindari waktu yang terbuang untuk melihat sistem yang terlalu mahal atau berpotensi tidak cukup kuat untuk memenuhi kebutuhan praktik. Ajukan pertanyaan tentang biaya perawatan yang sedang berlangsung dan apa saja yang termasuk dalam perawatan, seperti yang akan ditanyakan oleh pembeli ketika membuat keputusan untuk membeli mobil.

Konten Khusus-Khusus. Tidak semua ESDM mengakomodasi semua spesialisasi - terlepas dari apa yang dikatakan perwakilan penjualan. Misalnya, beberapa vendor terkemuka memiliki konten yang dikembangkan dengan baik untuk praktik keluarga; ob / gyn; obat penyakit dalam; dan telinga, hidung, dan tenggorokan; tetapi mungkin tidak sesuai dengan spesialisasi seperti onkologi atau chiropraktik. Dengan meminta vendor untuk mendemonstrasikan kinerja produk dalam spesialisasi khusus, jumlah kandidat potensial akan berkurang.

Skalabilitas. Seperti halnya tidak semua sistem rekam medis elektronik mengakomodasi semua spesialisasi, sebagian besar diarahkan pada ukuran praktik tertentu - dengan fitur dan biaya yang biasanya mencerminkan kapasitas ekspansi produk. Secara umum, jika praktik tersebut mengharapkan untuk menambah penyedia atau lokasi tambahan dari waktu ke waktu, penting untuk memulai dengan produk yang cukup stabil dan kaya fitur untuk menangani alur kerja praktik yang lebih besar - bahkan jika fitur produk mungkin tidak sepenuhnya leveraged di awal siklus hidup produk.

Akhirnya, inilah saatnya untuk mengajukan pertanyaan tentang layanan dan dukungan vendor - aspek yang paling ambigu, tetapi bisa dibilang paling penting dalam proses pengambilan keputusan. Bagaimanapun, Anda dapat membeli sistem perangkat lunak rekam medis elektronik dengan setiap bel dan peluit, tetapi jika implementasinya tidak teratur; pelatihan tidak memadai; atau dukungan pasca pemasangan kurang - produktivitas akan turun; penyedia dan staf akan frustrasi; arus kas dapat terganggu, atau lebih buruk.

Catat sumber daya TI (teknologi informasi) internal. Apakah praktiknya memiliki staf departemen TI atau firma TI tepercaya? Jika tidak, penting untuk memastikan bahwa vendor perangkat lunak menawarkan layanan TI. Perangkat keras yang tidak dipasang dengan benar atau personil pendukung yang tidak dapat diakses dapat memiliki efek yang merugikan pada keberhasilan pelatihan dan implementasi. Beberapa praktik yang lebih kecil memilih instalasi berbasis web untuk mengurangi biaya perangkat keras dan menghilangkan kebutuhan untuk memelihara server dan peralatan lainnya. Instalasi berbasis web dikenal sebagai SaaS (Perangkat Lunak sebagai Layanan) dan dikirim oleh ASP (Penyedia Layanan Aplikasi). ASP meng-host perangkat lunak di pusat data yang aman, dan pengguna akhir (praktiknya) hanya mengakses sistem menggunakan browser web. Yang diperlukan hanyalah koneksi internet berkecepatan tinggi dan workstation. Akses ke data tergantung pada koneksi internet, sehingga aplikasi lixmedic tidak sesuai dalam lingkungan SaaS dalam sebagian besar keadaan. Alternatif untuk instalasi berbasis web adalah Client / Server, yang membutuhkan server di tempat dan pemeliharaan sistem secara teratur oleh vendor. Kedua jenis instalasi memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga penting untuk mendiskusikan instalasi dengan vendor potensial.

Menilai keterampilan teknologi dari dokter dan staf administrasi. Pastikan staf proyek perencanaan dan implementasi vendor dapat membantu praktik dalam memilih siapa "juara" area fungsional. Pelatihan dan pengeluaran pendukung "go-live" menyumbang sebagian besar dari total biaya sistem awal, dan perencanaan yang cermat sangat penting untuk kelancaran pelaksanaan. Vendor harus menyediakan koordinator proyek yang akan membantu praktik membuat keputusan penting dan menjadwalkan jadwal proyek. Sebagian besar praktik menggunakan kombinasi pelatihan berbasis web dan di tempat sebelum go-live (hari atau minggu yang didedikasikan untuk menggunakan sistem baru). Selain itu, vendor harus memberikan dukungan di tempat untuk latihan selama go-live. Jumlah hari pelatihan, hari go-live, dan pengiriman (berbasis web atau di tempat) ditentukan oleh ukuran praktik dan tingkat keterampilan staf. Sesi tindak lanjut untuk memperkuat pelatihan orisinal atau memperkenalkan konsep-konsep lanjutan adalah penting untuk kelangsungan. Untuk menekan biaya, beberapa praktik dapat memanfaatkan rencana pelatihan berbasis web yang lebih berat untuk sebagian besar staf dengan pengguna super yang ditunjuk yang menghadiri pelatihan lanjutan. Untuk praktik dengan staf yang kurang mengerti teknologi, lebih banyak pegangan melalui pelatihan di tempat mungkin merupakan pilihan terbaik. Selain IT yang tidak terinstal dengan benar (perangkat keras, jaringan, keamanan, workstation), pelatihan yang tidak memadai atau dukungan teknis pasca implementasi adalah titik kegagalan utama dalam implementasi perangkat lunak medis.

Siapa yang mendukung latihan setelah go-live? Pelatihan asli dan staf implementasi, atau apakah vendor memanfaatkan call center outsourcing? Tidak hanya dukungan teknis yang tidak responsif membuat frustrasi dan menghambat pengguna, itu juga mendorong hilangnya produktivitas ketika pengguna berjuang dengan klaim yang ditolak; pertanyaan yang tidak terjawab; atau fungsionalitas yang rusak. Meski demikian, vendor besar sering mengalihdayakan dukungan ke pusat panggilan luar negeri - menurunkan overhead vendor dengan mengorbankan dukungan berkualitas tinggi, tepat waktu, dan berpengetahuan. Dengan mengajukan pertanyaan yang relevan, mengevaluasi kebutuhan dan budaya praktik, dan secara sistematis menghilangkan produk dan vendor yang tidak cocok - praktik dapat menikmati sejumlah manfaat finansial dan keselamatan pasien saat ini dan masa depan yang disediakan oleh sistem catatan kesehatan elektronik.